Requisitos Técnicos de FUNDAE para Plataformas Moodle

Antes de comunicar un curso bonificado en modalidad teleformación, hay una pregunta que conviene responder con certeza técnica, no con intuición: ¿tu Moodle cumple realmente los requisitos que exige FUNDAE, o simplemente “parece que sí”? La diferencia entre ambas respuestas es exactamente lo que separa una bonificación válida de una que se cae en la primera inspección.

En esta guía vas a ver, requisito por requisito, qué exige la normativa a una plataforma de teleformación, y cómo se traduce cada punto en una configuración concreta dentro de Moodle.

La base normativa

Los requisitos técnicos de trazabilidad para teleformación bonificada se apoyan principalmente en la Orden TMS/368/2019, que desarrolla los procedimientos técnicos y el uso de la aplicación telemática de FUNDAE, y en el Real Decreto 694/2017, que regula el sistema de formación profesional para el empleo. Ninguno de los dos documentos homologa plataformas concretas, FUNDAE no certifica LMS específicos, sino que exige que la plataforma que uses, sea cual sea, cumpla determinadas capacidades técnicas.

Checklist de requisitos técnicos

Esta tabla resume el mapa completo: a la izquierda el requisito, en medio qué pide realmente la normativa (no la interpretación de marketing de nadie) y a la derecha el ajuste concreto de Moodle que lo cubre. Debajo desarrollamos punto por punto los que más matiz tienen.

Requisito	Qué exige FUNDAE	Cómo se cumple en Moodle
Usuario y contraseña únicos por participante	Cada alumno accede con credenciales propias e intransferibles, sin logins compartidos	Una cuenta por alumno con su email real; acceso de invitado desactivado en el curso; matriculación manual o por clave, no un usuario genérico de aula
Disponibilidad y control de accesos	La plataforma está operativa cuando el alumno la necesita y se registra quién entra y cuándo	Uptime monitorizado, mantenimiento fuera del horario lectivo y control de matrícula por fechas y cohortes
Trazabilidad secuencial del contenido	El itinerario se recorre en orden, no se salta contenido	`Rastreo de finalización` + `Restringir acceso > Finalización de actividad` para desbloquear cada paso al completar el anterior
Control de tiempos de conexión	Queda constancia de accesos y tiempo de dedicación por participante	Logs nativos en Site administration > Reports > Logs y en el informe de actividad de cada usuario
Registro de actividades y evaluaciones	Cada actividad completada y cada nota queda registrada de forma auditable	Finalización de actividad (`completion`) en cada recurso y cuestionario, con las notas volcadas al Calificador
Comunicación tutor-alumno con registro	Existe tutoría y queda trazada dentro de la plataforma	Foros, mensajería interna o videoconferencia integrada; nunca WhatsApp ni teléfono como único canal
Accesibilidad para personas con discapacidad	Los contenidos son usables por personas con discapacidad	Tema accesible, alternativas textuales en imágenes y vídeo, y auditoría con herramienta específica
Copia de seguridad y conservación	Los datos del curso se conservan y se pueden recuperar durante el plazo legal	Backups automáticos a nivel de sitio, verificados con una restauración de prueba, más copia del servidor
Cumplimiento del RGPD	Tratamiento lícito de los datos personales de los participantes	Políticas y consentimiento activados, minimización de datos y gestión de derechos con las herramientas de privacidad de Moodle
Contenido en formato multimedia	El material combina distintos formatos e interactividad real	Vídeo, audio, H5P, lecciones y cuestionarios; no una carpeta de PDF enlazados
Guía didáctica accesible	El alumno conoce objetivos, metodología, contenidos, duración y evaluación	Página o documento al inicio del curso con toda esa información visible desde la primera sesión
Acceso de inspección	El órgano de control puede revisar la evidencia sin alterarla	Usuario adicional con un rol de solo consulta creado de antemano

Requisito por requisito: cómo se cumple en Moodle

La tabla ordena el terreno, pero la mayoría de incumplimientos no están en el “qué”, sino en el “cómo”. Vamos a los puntos que tienen truco.

Usuario único por alumno, sin cuentas compartidas

Es el requisito que más se incumple sin darse cuenta. Un aula que comparte un único login “para ir más rápido” invalida toda la trazabilidad: si dos personas entran con la misma cuenta, los registros no distinguen quién hizo qué, y esa es exactamente la evidencia que pide FUNDAE. En Moodle se resuelve dando de alta una cuenta por participante con su correo real (autenticación por cuentas manuales o por registro basado en email), matriculando por método manual o por clave de matriculación, y desactivando el acceso de invitado en cada curso bonificado (Ajustes del curso, o el método de matriculación “Acceso de invitados” puesto en No). Así cada acción queda ligada a una persona identificable.

Disponibilidad y control de accesos

La disponibilidad 24/7 no significa “nunca toco el servidor”: significa que la plataforma está accesible cuando el alumno la necesita y que el mantenimiento se programa fuera del horario lectivo habitual. El control de accesos es la otra cara: Moodle registra cada inicio de sesión en Site administration > Reports > Logs, y el enlace “Usuarios en línea” muestra quién está dentro en cada momento. Para acotar el acceso al periodo real de la acción formativa, usa las fechas de matriculación (inicio y fin) y las cohortes en lugar de dejar el curso abierto de forma indefinida.

Trazabilidad: rastreo de finalización más registros

Aquí conviven dos mecanismos que la gente confunde. El rastreo de finalización marca cuándo un alumno ha completado una actividad (por verla, por entregarla o por aprobarla). Los logs registran cada clic con su marca de tiempo. FUNDAE quiere ambos: la foto de “qué ha completado” y la película de “cuándo y cuánto ha estado”. Se activa en dos niveles: primero a nivel de sitio (Características avanzadas, enablecompletion), y después en cada curso (Ajustes del curso > Rastreo de finalización = Sí). Solo entonces aparece, dentro de cada actividad, la sección “Finalización de actividad” con sus condiciones. Cómo montar el informe que un inspector espera ver lo detallamos en la guía de trazabilidad en Moodle para formación bonificada, y la exportación concreta en cómo generar el informe de seguimiento FUNDAE.

Actividades evaluables con registro

No basta con “leer contenido”: tiene que haber evaluación que deje nota. En Moodle eso son Cuestionarios y Tareas configurados con calificación, cuyas notas caen automáticamente al Calificador. El detalle que marca la diferencia: en la condición de finalización de una actividad evaluable puedes exigir “Recibir una calificación” o, mejor aún, “Aprobar” (marcando la nota de corte en los ajustes de calificación). Así la finalización no se marca por abrir el cuestionario, sino por superarlo, que es lo que da valor probatorio al registro.

Comunicación tutor-alumno dentro de la plataforma

La tutoría tiene que existir y quedar trazada. Los canales válidos son los que dejan rastro dentro de Moodle: Foros, Mensajería interna o videoconferencia integrada. Un WhatsApp o una llamada resuelven la duda pero no dejan evidencia, y FUNDAE excluye la tutoría exclusivamente telefónica como medio válido. Además de que quede registrada, la tutoría tiene que ser suficiente: FUNDAE limita el número de alumnos por tutor, y superar ese ratio es motivo de incidencia aunque los foros estén perfectos. Ese cálculo lo desarrollamos en ratio de alumnos por tutor en FUNDAE.

Accesibilidad para personas con discapacidad

El requisito de accesibilidad no se cumple con “el tema se ve moderno”. Necesitas un tema que respete los estándares de accesibilidad web, contenidos con alternativas textuales (texto alternativo en imágenes, subtítulos o transcripción en vídeo) y una comprobación objetiva con una herramienta de auditoría, no una impresión subjetiva. Qué nivel WCAG se te exige y cómo auditarlo dentro de Moodle lo tienes en accesibilidad WCAG en Moodle.

Copia de seguridad y conservación

Dos cosas distintas que conviene no mezclar. La copia de seguridad protege ante un fallo: Moodle trae copias automáticas de curso (Site administration > Courses > Backups > Automated backup setup), que deben complementarse con una copia a nivel de servidor y, sobre todo, verificarse restaurando de vez en cuando (una copia que nunca se ha probado no es una copia, es una esperanza). La conservación es la obligación de mantener disponible la evidencia del curso durante el plazo que exige la normativa, por si el órgano de control la reclama después de terminada la acción. Borrar un curso bonificado en cuanto acaba es un error que se paga en una revisión posterior.

Cumplimiento del RGPD

Moodle incorpora desde hace varias versiones las herramientas necesarias: registro de políticas y consentimiento (los participantes aceptan la política de privacidad al entrar), gestión de solicitudes de datos y borrado, y periodos de retención. La regla práctica es la minimización: pide solo los datos personales que necesitas para la acción formativa y su justificación, define quién puede verlos y documenta el consentimiento. No es un trámite que se resuelva pegando un texto legal en el pie de página.

Usuario de inspección de solo lectura

Este es el que casi nadie tiene listo cuando llega el momento. La idea: un inspector debe poder entrar a revisar la trazabilidad sin poder modificar nada. En Moodle se resuelve creando un rol personalizado de solo consulta (partiendo de un rol sin permisos de edición y dejándole únicamente las capacidades de ver actividades, informes y registros) y asignándolo a una cuenta específica de inspección. Prepararlo con antelación, y no la noche antes de la revisión, es la diferencia entre enseñar el sistema con calma o improvisar con prisas.

Los puntos que más fallan en la práctica

Contenido “de relleno” sin interactividad real

Un curso compuesto únicamente de documentos PDF colgados o enlaces a vídeos externos no cumple el requisito de contenido multimedia interactivo que exige FUNDAE. Moodle permite construir contenido real con actividades interactivas (H5P, cuestionarios, lecciones ramificadas) que sí satisfacen este punto, frente a simplemente “subir archivos”.

Acceso libre sin restricciones de secuencia

Dejar todo el curso desbloqueado desde el primer día parece más cómodo para el alumno, pero incumple la exigencia de trazabilidad secuencial. La forma correcta de resolverlo son dos ajustes que trabajan juntos y que hay que activar en este orden:

Rastreo de finalización (Ajustes del curso > Rastreo de finalización = Sí), y dentro de cada actividad una condición real de “Finalización de actividad”: ver el recurso, entregar la tarea o aprobar el cuestionario. Este ajuste es el que hace que Moodle sepa cuándo un paso está “completado”.
Restringir acceso > Finalización de actividad en la actividad siguiente, apuntando a la anterior. Así el paso 2 solo se desbloquea cuando el alumno completa el paso 1, y queda registrado el itinerario en orden.

El error clásico está en el detalle: si activas “Restringir acceso” pero no pusiste una condición de finalización en la actividad anterior, esa actividad nunca se marca como completada y el siguiente paso se queda bloqueado para siempre; el alumno llama a soporte porque “no le deja avanzar”. El segundo gotcha es de plataforma: la opción “Restringir acceso” no aparece si no está habilitada la disponibilidad condicional a nivel de sitio (enableavailability en Características avanzadas). Y un matiz de diseño: en la restricción puedes elegir mostrar la actividad siguiente en gris (visible pero bloqueada, que orienta al alumno) u oculta por completo; para un itinerario FUNDAE, “en gris” suele comunicar mejor que el contenido existe y hay que ganárselo.

Configuración de restricciones de finalización de actividad en Moodle para trazabilidad FUNDAE

Canales de comunicación sin registro

Resolver dudas por WhatsApp o por una llamada telefónica puede funcionar bien para el alumno, pero no deja ningún rastro verificable. FUNDAE excluye explícitamente la tutoría exclusivamente telefónica como medio válido de interacción, necesita quedar registrada dentro de la plataforma.

Falta de usuario de inspección

Muchos centros no tienen preparado, antes de que se necesite, un usuario con permisos de solo consulta pensado específicamente para que un inspector revise trazabilidad sin poder modificar nada. Crearlo con antelación, con el rol adecuado en Moodle, evita improvisar en el peor momento.

Cómo verificar tú mismo si tu Moodle cumple

Revisa un curso bonificado activo y comprueba si tiene restricciones de finalización configuradas en cada sección, o si todo el contenido está abierto desde el inicio.
Genera un log de actividad de un participante concreto desde Site administration > Reports > Logs, y comprueba si refleja con claridad tiempos de conexión y actividades completadas.
Revisa el sistema de comunicación usado en el curso: ¿queda registrado en Moodle, o depende de canales externos sin trazabilidad?
Comprueba la accesibilidad del tema y los contenidos con una herramienta de auditoría de accesibilidad web.
Confirma que existe un usuario de inspección ya creado, con el rol correcto, antes de que se necesite realmente.

Preguntas frecuentes

¿FUNDAE homologa o certifica Moodle como plataforma válida? No. FUNDAE no homologa plataformas concretas; exige que la que uses cumpla determinados requisitos técnicos, independientemente de si es Moodle, otro LMS comercial o una plataforma propia.

¿Basta con tener Moodle instalado para cumplir con FUNDAE? No. Moodle por defecto no fuerza trazabilidad secuencial ni registra automáticamente todo lo que exige la normativa, requiere configuración específica en cada curso.

¿Qué pasa si mi contenido son solo PDFs? Es un punto de riesgo: FUNDAE exige contenido multimedia e interactivo, no basta con documentos estáticos o enlaces a vídeos externos sin más estructura.

¿Puedo usar WhatsApp para resolver dudas de los alumnos? No es recomendable como único canal: no deja registro verificable dentro de la plataforma. Los medios válidos son los que quedan trazados dentro del propio flujo de Moodle.

¿Necesito un plugin especial para cumplir estos requisitos? No necesariamente uno específico de FUNDAE, con la configuración nativa de finalización de actividad, logs y roles de Moodle se puede cubrir la mayoría de requisitos, aunque algunos centros optan por plugins de informes adicionales para facilitar la exportación de datos.

¿Cómo demuestro la accesibilidad de mi plataforma? Con un tema que cumpla estándares de accesibilidad web y contenidos con alternativas textuales, verificado con herramientas de auditoría de accesibilidad, no solo con una impresión subjetiva de que “se ve bien”.

¿Con qué frecuencia debo revisar que mi Moodle sigue cumpliendo estos requisitos? Al menos antes de cada nueva comunicación de acción formativa, y siempre que se actualice el núcleo o los plugins, ya que un cambio de versión puede alterar configuraciones de finalización o accesibilidad sin que sea evidente a simple vista.

¿Qué diferencia hay entre “Rastreo de finalización” y “Restringir acceso”? Son dos piezas complementarias. El rastreo de finalización marca cuándo una actividad está completada (vista, entregada o aprobada); “Restringir acceso” usa esa señal de completado como condición para desbloquear la siguiente. Sin la primera, la segunda no tiene de qué agarrarse: si no defines una condición de finalización en la actividad previa, el paso siguiente se queda bloqueado indefinidamente.

¿Cómo creo el usuario de inspección de solo lectura? Se crea un rol personalizado partiendo de uno sin permisos de edición, dejándole solo las capacidades de ver actividades, informes y registros, y se asigna a una cuenta específica reservada para inspección. La clave es tenerlo preparado antes de que se necesite, no montarlo con prisas la víspera de una revisión.

¿El acceso 24/7 obliga a no hacer mantenimiento nunca? No. Significa que la plataforma debe estar disponible cuando el alumno la usa y que las tareas de mantenimiento se programan fuera del horario lectivo habitual. Una ventana de mantenimiento breve y anunciada, en horario de baja actividad, es perfectamente compatible con el requisito de disponibilidad.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar los registros del curso? La copia de seguridad protege ante un fallo puntual; la conservación es una obligación distinta: mantener disponible la evidencia del curso durante el plazo que marca la normativa, por si el órgano de control la reclama tras finalizar la acción. Borrar un curso bonificado en cuanto termina es un riesgo innecesario en una revisión posterior.

Conclusión

Cumplir con FUNDAE no depende de tener “un buen Moodle” en abstracto, sino de una configuración concreta y verificable en cada uno de estos puntos. La mayoría de incumplimientos no vienen de mala fe, sino de dar por hecho que Moodle ya cumple estos requisitos de fábrica, cuando en realidad exige configuración deliberada.

Si prefieres que alguien audite y configure esto por ti, en Avantys revisamos la configuración de trazabilidad FUNDAE como parte del mantenimiento de cada Moodle que gestionamos. Puedes pedir una auditoría gratuita en Moodle Gestionado.