Cuando llega una solicitud de documentación de FUNDAE, no hay margen para improvisar un informe sobre la marcha. Necesitas poder generar, en poco tiempo, un documento que muestre con claridad qué hizo cada participante: cuándo se conectó, qué contenidos completó, qué evaluaciones realizó y qué comunicación tuvo con su tutor.
En esta guía vas a ver de dónde sale cada uno de esos datos dentro de Moodle, y cómo combinarlos en un informe presentable, en vez de tener que buscarlos pieza a pieza el mismo día que se necesitan.
Qué debe contener el informe
Un informe de seguimiento válido para una inspección de FUNDAE necesita cubrir, por cada participante:
- Fechas y horas de conexión a la plataforma.
- Actividades y contenidos completados, con fecha de finalización.
- Resultados de las evaluaciones realizadas.
- Registro de interacción con el tutor (mensajes, foros, sesiones de videoconferencia).
Dónde está cada dato dentro de Moodle
Ninguna pantalla de Moodle te da, por sí sola, todo lo que pide una inspección. La trazabilidad completa se arma combinando cuatro fuentes, y cada una demuestra una cosa distinta. Conviene tener claro de antemano qué aporta cada una y qué no cubre, porque ahí es donde se cometen los errores que luego cuestan una subsanación:
| Fuente | Qué demuestra | Dónde está | Cómo se exporta | Lo que NO cubre |
|---|---|---|---|---|
| Logs | Accesos y acciones con fecha/hora | Administración del sitio > Informes > Registros | CSV / Excel desde la propia pantalla | El tiempo real conectado (registra eventos, no duración de sesión) |
| Finalización de actividad | Qué contenidos completó cada alumno | Curso > Informes > Finalización de actividad | Descarga en hoja de cálculo | El resultado de la evaluación (solo si se completó, no la nota) |
| Calificaciones | Notas de cuestionarios, tareas y evaluaciones | Curso > Calificaciones > Exportar | Excel / ODS / CSV | La secuencia y los tiempos de acceso |
| Comunicación de tutoría | Interacción tutor-alumno con fecha y autor | Foros del curso + Mensajería interna | Captura o exportación del foro | Nada que ocurra fuera de la plataforma (WhatsApp, llamadas) |
Logs de conexión y actividad
Administración del sitio > Informes > Registros es la fuente más completa. Filtra por curso, participante, fecha, y por “todos los orígenes” para no dejar fuera accesos desde la app móvil o desde servicios web. Elige un rango de fechas que cubra toda la acción formativa, no solo el último mes, y exporta desde el botón de descarga al pie de la tabla de resultados (formato hoja de cálculo o CSV).
El detalle que más se pasa por alto: los logs registran eventos (accesos, vistas, entregas), no la duración exacta de cada sesión. Si la inspección pregunta por horas de dedicación, esa cifra se estima a partir de la secuencia de eventos por usuario, no de un contador que Moodle guarde tal cual. Tenerlo claro evita prometer un dato que la plataforma no da de forma directa.
Informe de finalización de actividad
Dentro de cada curso, en Informes > Finalización de actividad, se muestra una tabla con cada alumno y el estado de finalización de cada actividad, imprescindible para demostrar que se siguió la secuencia formativa diseñada. Para que esta pantalla tenga datos, el rastreo de finalización tiene que estar activado a nivel de curso (Ajustes del curso > Rastreo de finalización: Sí) y configurado en cada actividad antes de que los alumnos empiecen: si se activa a mitad de curso, las actividades ya realizadas no se marcan retroactivamente y el informe queda con huecos que en una auditoría se leen como formación no realizada.
Calificaciones y resultados de evaluación
El libro de calificaciones del curso reúne los resultados de cuestionarios, tareas y cualquier actividad evaluable. Para el informe, usa Calificaciones > Exportar (a Excel, ODS o CSV) en lugar de copiar de la vista en pantalla: la exportación incluye la escala, la fecha y el peso de cada ítem, que es justo lo que una inspección quiere ver junto a la nota, no solo el número final.
Registro de comunicación con el tutor
Los mensajes de foro quedan almacenados de forma permanente, consultables desde la propia interfaz del foro con fecha y autor de cada intervención. La mensajería interna de Moodle mantiene igualmente un historial completo entre tutor y alumno. La regla práctica: si la comunicación no pasó por la plataforma, para FUNDAE no existe. Una tutoría resuelta por WhatsApp o por una llamada no deja rastro verificable y no cuenta como evidencia, por muy real que fuera.
Cómo combinarlo en un único informe
Para una inspección, lo más práctico es preparar un documento (o varias hojas de un mismo archivo) que combine:
- Una hoja con el detalle de conexión por alumno, extraída de los logs.
- Una hoja con el estado de finalización de actividades por alumno.
- Una hoja con las calificaciones obtenidas en evaluaciones.
- Un resumen o capturas de las interacciones relevantes de tutoría (foros, mensajería).
Para centros con pocos cursos, esta combinación manual es asumible una o dos veces al año. Para un centro con decenas de cursos y cientos de participantes, repetir la extracción pieza a pieza cada vez que llega una solicitud no es viable: se tarda horas y se cometen errores de copia justo cuando más presión hay.
Montar un informe reutilizable con Configurable Reports
El plugin Configurable Reports es la vía habitual para dejar de hacer este trabajo a mano. Permite construir informes que cruzan datos de varios cursos y participantes en una sola tabla, y reejecutarlos cuando haga falta sin volver a recopilar nada. Tiene dos modos:
- Informes por categorías, cursos o usuarios, con un asistente que no requiere saber SQL: eliges columnas (último acceso, actividades completadas, calificación final) y filtros (categoría, rango de fechas, rol).
- Informes SQL personalizados, para cruces que el asistente no cubre, por ejemplo, “todos los participantes de las acciones bonificadas del último trimestre con su porcentaje de finalización y su nota media”: si en el centro hay quien pueda escribir la consulta.
La diferencia práctica: con un informe ya configurado, responder a una solicitud de FUNDAE pasa de ser una tarde de exportaciones a pulsar “ejecutar” y descargar. Eso sí, un informe SQL mal escrito puede devolver datos incorrectos con toda tranquilidad, así que conviene validarlo contra una extracción manual la primera vez antes de confiar en él para una inspección.
El usuario de inspección: acceso directo sin depender de exportar nada
Más allá de generar informes descargables, FUNDAE puede requerir que exista un usuario específico con permisos de solo consulta para que el propio inspector revise la trazabilidad directamente dentro de la plataforma, sin depender de lo que tú le exportes.
Lo correcto es crear un rol personalizado (Administración del sitio > Usuarios > Definir roles) con capacidades de lectura y ninguna de edición. En la práctica, el rol de inspección necesita al menos:
report/log:view, ver los registros de actividad.report/completion:view, ver el informe de finalización.gradereport/grader:viewymoodle/grade:viewall, ver las calificaciones de todos los participantes.
Se asigna en el contexto adecuado: a nivel de categoría si la inspección abarca varias acciones formativas, o de curso si es una sola. Configurarlo con antelación (y probar que ese usuario ve lo que tiene que ver, y solo eso) evita improvisar permisos el mismo día que se solicita, que es como se acaba dando por error acceso de edición a alguien externo. Cómo funcionan los contextos de asignación lo desarrollamos en roles y permisos en Moodle.
Prepáralo antes, no el día de la inspección
Un informe FUNDAE no debería construirse por primera vez cuando llega la solicitud. La forma de que sea una respuesta de minutos es dejar el proceso montado y probado de antemano:
- Activa el rastreo de finalización en todos los cursos bonificados desde el primer día, no a mitad.
- Confirma que los logs conservan el histórico completo de cada acción formativa, no solo los últimos meses (ver más abajo la retención de 4 años).
- Deja creado el informe combinado en Configurable Reports y valídalo una vez contra una extracción manual.
- Ten el usuario de inspección definido y probado, con acceso de solo lectura.
- Revísalo cada trimestre, no una vez al año, como parte del mantenimiento anual de Moodle.
Con esos cinco puntos resueltos, una solicitud de documentación deja de ser una urgencia y pasa a ser un trámite.
Errores comunes al preparar el informe
- Esperar a que llegue la inspección para averiguar de dónde se saca cada dato.
- No comprobar que los logs conservan el histórico completo del curso, en vez de solo los últimos meses.
- Confundir el informe de finalización con el de calificaciones, que muestran cosas distintas y complementarias.
- No incluir la comunicación de tutoría en el informe combinado, dejando fuera una parte exigida de la trazabilidad.
- No tener preparado el usuario de inspección con antelación, teniendo que crearlo y configurarlo con prisa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar los logs de Moodle directamente a Excel? Sí, desde Site administration > Reports > Logs, filtrando por curso y usuario, con opción de descarga en formato de hoja de cálculo o CSV.
¿El informe de finalización de actividad muestra tiempos de conexión? No exactamente: muestra qué se completó y cuándo, mientras que los tiempos de conexión detallados están en los logs generales del sitio.
¿Necesito un plugin adicional para generar el informe FUNDAE? No es obligatorio: la información nativa de Moodle (logs, finalización, calificaciones) cubre los requisitos, aunque un plugin de informes combinados ahorra tiempo si tienes muchos cursos que auditar con frecuencia.
¿Qué pasa si un inspector pide acceso directo en vez de un informe descargado? Por eso conviene tener preparado con antelación un usuario de solo consulta, con acceso directo a logs, finalización y calificaciones dentro de la plataforma.
¿Cuánto histórico de logs necesito conservar? Como mínimo, el equivalente a los 4 años que exige la conservación documental de FUNDAE tras la finalización de cada acción formativa.
¿La mensajería interna de Moodle sirve como evidencia de tutoría? Sí, siempre que quede almacenada con fecha y contenido, tal como funciona por defecto en Moodle.
¿Puedo automatizar la generación periódica de este informe? Con plugins de informes configurables, sí, es posible programar la generación periódica de estos reportes combinados sin repetir el proceso manual cada vez.
¿Los logs me dicen cuántas horas ha estado conectado un alumno? No de forma directa: Moodle registra eventos (accesos y acciones con su fecha y hora), no un contador de minutos de sesión. La dedicación se estima a partir de la secuencia de eventos por usuario. Si necesitas un cálculo de tiempo más fino, hace falta un plugin de informes o una consulta específica sobre los logs.
¿Qué diferencia hay entre el informe de finalización y el de progreso del curso? La finalización de actividad muestra el estado de cada actividad individual; la finalización del curso agrega esas condiciones para decir si el alumno ha completado el curso entero según los criterios que definiste. Para FUNDAE suele pedirse el detalle por actividad, no solo el “completado” global.
¿Sirve una captura de pantalla del foro como evidencia de tutoría? Sirve como apoyo, pero lo sólido es que el dato viva en la plataforma con fecha y autor. Una captura se puede cuestionar; el registro del foro o de la mensajería interna, consultable en vivo por el usuario de inspección, no.
Conclusión
El informe de seguimiento que exige FUNDAE no tiene que ser un ejercicio de última hora si sabes de antemano dónde vive cada dato dentro de Moodle: logs de conexión, finalización de actividad, calificaciones y registro de tutoría. Tenerlo ya definido (y probado) antes de que llegue una inspección es la diferencia entre una respuesta de minutos y una de días de búsqueda bajo presión.
Si prefieres tener este proceso ya montado y probado sin tener que hacerlo tú mismo, en Avantys lo configuramos como parte del mantenimiento de cada Moodle FUNDAE que gestionamos. Puedes pedir una auditoría gratuita en Moodle Gestionado.
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